Zeitmanagement ist eine der besten Strategien gegen selbstgemachten und unnötigen Stress und somit ein wichtiger Bestandteil eines ganzheitlichen Stressmanagements. Und Zeitmanagement kann helfen, effektiver und effizienter zu arbeiten. Doch auch im Privatleben ist diese Kompetenz entscheidend, denn in einem systematischen Zeitmanagement geht es nicht nur um „höher, schneller, weiter“ – sondern um die Frage, was uns im Leben wirklich wichtig ist.
Was ist Zeitmanagement? (Definition)
Zeit kann man nicht managen. Deswegen ist der Begriff „Zeitmanagement“ eigentlich Unsinn. Jeder Mensch hat 24 Stunden am Tag. Zeit lässt sich nicht erschaffen und eigentlich auch nicht sparen oder verschwenden. Zeit ist vielleicht das einzige Gut, das unter Menschen gleichverteilt ist. Niemand hat einen unfairen Vorteil. Auch wenn nicht alle Menschen gleich alt werden, so ist die physikalische Zeit für alle dieselbe.
Warum überhaupt Zeitmanagement?
Für manche Menschen ist die Wichtigkeit von Zeitmanagement selbsterklärend. Für mich z.B. ist es sonnenklar, warum dieses Thema im Leben essentiell ist. Aber andere Menschen sehen das eher skeptisch – sie vermuten hinter Zeitmanagement eine strikte Durchstrukturierung des eigenen Tages, die keinen Platz mehr für Spontaneität und Genuss hat, so dass die eigene Work-Life-Balance darunter leiden würde.
Das ist ein Missverständnis, aber es liegt auch eine Wahrheit darin: Im Zeitmanagement müssen auch Phasen vorgesehen sein, in denen man nichts Besonderes tut, in denen man nichts plant, in denen nichts ansteht. Gerade bei Menschen mit wenig Zeit müssen aber genau solche Freiräume geplant werden, weil sich ansonsten schnell der nächste Termin und das nächste Todo in die freien Zeiträume legt. Auch Nichtstun muss geplant werden, zumindest in dem Sinne, dass zu dieser Zeit der Kalender schon „voll“ ist.
Ein guter Grund für Zeitmanagement ist, dass sich Planung auszahlt, gerade auch im Projektmanagement. Natürlich kostet auch Zeitmanagement Zeit. Und diese Zeit spart vielleicht jemand, der sofort mit der Arbeit anfängt. Aber wer vorher lieber doch plant, wie er bei der Arbeit vorgehen will, der spart hintenraus sogar mehr Zeit, als ihn die Planung vorher gekostet hat.
Planung zahlt sich aus!
Das wichtigste Prinzip im Zeitmanagement
Der größte Fehler im Zeitmanagement sind To-Do-Listen. Und diese Strategie wird selbst von manchen Ratgebern propagiert. Das soll natürlich nicht heißen, dass Listen grundsätzlich Unsinn sind oder dass man keine mehr schreiben sollte. Wichtig ist nur, dass ein Zeitmanagement mit der To-Do-Liste aufhört – aber es fängt nicht damit an. Man kann den letzten Schritt nicht vor dem ersten gehen.
Wer mit der To-Do-Liste beginnt, hat sich schon für einen Weg entschieden. Aber eigentlich geht es im Zeitmanagement darum, Ziele zu erreichen. Und dazu kreative – neue – Wege zu finden. To-Do-Listen setzen einfach nur fort, was man sowieso schon macht.
Der wichtigste Grundsatz im Zeitmanagement lautet daher: Ergebnis-Orientierung statt Aufgaben-Orientierung. Es geht darum, Wege nicht mit Zielen zu verwechseln. In meinen Seminaren und Einzelcoachings merke ich immer wieder, wie schwierig es sein kann, ein Ziel von einem Weg zu unterscheiden. Manche Menschen tun sich damit schwer – aber genau hier muss man ansetzen, um ein besseres Zeitmanagement zu entwickeln. Es bringt überhaupt nichts, gewohnte Wege schneller zu gehen. Es geht darum, neue Wege zu finden, direktere Wege, schnellere Wege, einfachere Wege.
Wer z.B. von Berlin nach Rom mit dem Fahrrad fährt und sich dabei unheimlich anstrengt und genau die richtigen Winde nutzt, damit er möglichst schnell diesen Weg zurücklegen kann, der ist am Ende trotzdem nicht schneller als Menschen, die das Auto, den Zug oder das Flugzeug nehmen. Ausnahmsweise gilt hier: Der Weg ist nicht das Ziel; nur das Ziel ist das Ziel. Diesen Unterschied muss man im Einzelfall erkennen, und er kann z.B. folgende Formen annehmen:
“Viele sind hartnäckig in bezug auf den einmal eingeschlagnen Weg, wenige in bezug auf das Ziel.“ (Friedrich Nietzsche)
Zeitmanagement lernen
Wie kann man Zeitmanagement lernen? Man muss sein persönliches System entwickeln. Natürlich kann man mit gängigen Konzepten und Methoden anfangen, aber am Ende ist Zeitmanagement eine sehr individuelle Sache, die von der eigenen Persönlichkeit, persönlichen Stärken und Schwächen sowie dem eigenen Alltag und seinen Herausforderungen abhängt. Ein Lokführer braucht ein anderes Zeitmanagement als ein Schriftsteller.
Ich habe für mich ein eigenes Konzept entwickelt, das sehr viele Gedanken von anderen Zeitmanagement-Ansätze aufnimmt, aber auch abwandelt. Für mich hat jedes gute Zeitmanagement vier Schritte: Erstmal geht es darum, welche Ziele Priorität haben – was also Vorrang vor etwas anderem haben soll.
Danach geht es darum, auch ganz genau zu definieren, was man eigentlich erreichen will. Es gibt nichts Schlimmeres als Millionäre, die immer noch reich werden wollen – und nie genau definiert haben, was genau „reich sein“ eigentlich heißen soll. Es geht also darum, das Resultat genau zu formulieren. Wer nicht weiß, wo genau er hinwill und wie es am Zielort aussieht, der weiß leider auch nicht, ob er schon angekommen ist. Es hat eine komische Tragik, wenn Menschen ihre Ziele erreicht haben, ohne etwas davon zu wissen.
Anschließend geht es um die Frage, wie man denn nun am schnellsten und einfachsten zum Zielort kommt. Viele Wege führen nach Rom – aber nicht alle sind gleich schnell, und nicht alle kosten gleich viel Kraft. Im Zeitmanagement geht es darum, mit möglichst wenig Aufwand möglichst viele Resultate zu erreichen. Das Verhältnis von Aufwand zu Ertrag nennt man „Effizienz“.
Und schließlich ist es unverzichtbar, den Plan auch in die Tat umzusetzen. Allein durch die Definition eines Ziels und der Festlegung des Weges ist das Ziel noch nicht erreicht. Bis hierhin findet ja alles noch im eigenen Kopf statt. Im Schritt „Planung“ geht es jetzt also darum, die einzelnen Schritte zu identifizieren und zu planen, damit man jetzt weiß, wer was wann wie wo machen muss. Es geht darum, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erreichung des eigenen Ziels aufzuschreiben, damit es keine Unklarheiten mehr geben kann. Ein guter Plan lässt keinen Raum für Ausreden.
Um sich das Verfahren besser zu merken, können Sie auf folgendes Akronym zurückgreifen:
Priorisieren – mit dem Eisenhower-Quadrat
Die nach dem ehemaligen Präsidenten der USA benannte Eisenhower-Methode besticht durch ihre Einfachheit. Wenn man eine größere Anzahl von Aufgaben hat, muss man zu jeder Aufgabe nur kurz zwei Fragen beantworten: Ist sie wichtig? Und ist sie dringend? Auf beide Fragen kann mit „ja“ oder „nein“ geantwortet werden, sodass sich insgesamt vier Antwortmöglichkeiten ergeben.
Je nachdem, in welche Kategorie eine Aufgabe fällt, wird sie dann nach dem Eisenhower-Prinzip bearbeitet – wichtige und dringende Aufgaben werden z.B. sofort erledigt, unwichtige und undringende Aufgaben werden hingegen direkt in „Ablage P“ gelegt (auch genannt: Papierkorb). Diese Methode ist einfach und schnell, und dadurch eine gute Hilfe beim Priorisieren, wenn es mal wieder zu viel zu tun gibt.
Das Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip geht auf Vilfredo Pareto zurück und wird oft auch “80/20”-Regel genannt. Sie besagt: 20% des Aufwandes sorgen schon für 80% der Ergebnisse. Die restlichen 20% der Ergebnisse sind vernachlässigbar, kosten uns aber 80% des Aufwandes. Es ist daher oft angebracht, eine „80%-Lösung“ zu wählen.
„Welche 20% der Mittel erreichen bereits 80% des Ergebnisses?“
Beispiele:
Was sind die essentiellen 20% vs. die zeitverschwendenden 80%?
Die Anwendung des Pareto-Prinzips: Tipps & Tricks
„Do not work harder when the solution is working smarter.“ (Tim Ferriss)
FAQ: Zeitmanagement
Zeitmanagement ist eine der besten Strategien gegen selbstgemachten und unnötigen Stress und somit ein wichtiger Bestandteil eines ganzheitlichen Stressmanagements. Zeitmanagement kann helfen, effektiver und effizienter zu arbeiten. Doch auch im Privatleben ist diese Kompetenz entscheidend, denn in einem systematischen Zeitmanagement geht es nicht nur um „höher, schneller, weiter“ – sondern um die Frage, was uns im Leben wirklich wichtig ist.
Zu den bekanntesten Zeitmanagement-Methoden gehört die Resultats-Orientierung, die Eisenhower-Matrix, die 80-20-Regel und die 60-40-Regel. Diese Methoden wirken in der Regel zusammen in einem ganzheitlichen Zeitmanagement-System, zum Beispiel im P-REP-Modell von mindyourlife.
Zeitmanagement ist im Berufs- und Privatleben wichtig, weil sich Planung immer auszahlt, gerade auch im Projektmanagement. Natürlich kostet auch Zeitmanagement Zeit. Und diese Zeit spart man vielleicht, wenn man sofort mit der Arbeit anfängt. Wenn man aber vorher lieber doch plant, wie man bei der Arbeit vorgehen will, dann spart man hintenraus sogar mehr Zeit, als die Planung vorher gekostet hat.
Die nach dem ehemaligen Präsidenten der USA benannte Eisenhower-Matrix ist eine Methode im Zeitmanagement und besticht durch ihre Einfachheit. Wenn man eine größere Anzahl von Aufgaben hat, muss man zu jeder Aufgabe nur kurz zwei Fragen beantworten: Ist sie wichtig? Und ist sie dringend? Auf beide Fragen kann mit „ja“ oder „nein“ geantwortet werden, sodass sich insgesamt vier Antwortmöglichkeiten ergeben.
Das Pareto-Prinzip ist eine Methode im Zeitmanagement und geht der Idee nach auf Vilfredo Pareto zurück. Sie wird oft auch „80/20“-Regel genannt und sie besagt: 20% des Aufwandes sorgen schon für 80% der Ergebnisse. Die restlichen 20% der Ergebnisse sind vernachlässigbar, kosten uns aber 80% des Aufwandes. Es ist daher oft angebracht, eine „80%-Lösung“ zu wählen.
Das eigene Zeitmanagement kann durch systematisches Training verbessert werden. Dabei ist es von Bedeutung, die wichtigsten Prinzipien und die größten Fehler im Zeitmanagement zu kennen und im eigenen Alltag zu berücksichtigen. Für Unternehmen aber auch für Privatpersonen bietet es sich häufig an, Zeitmanagement-Kurse oder Seminare zu belegen, um das eigene Zeitmanagement oder das der eigenen Mitarbeiter nachhaltig zu verbessern.
Zeit kann man nicht sparen. Wir können unsere Zeit lediglich anders nutzen. Wenn jemand „keine Zeit“ sagt, dann meint er eigentlich „keine Priorität“ – denn Zeit haben wir alle gleich viel oder wenig. Die Frage ist, wofür man sie (als erstes) nutzt. Im strengen Sinne kann man daher auch Zeit gar nicht „managen“. Zeitmanagement ist eigentlich ein irreführendes Wort – denn eigentlich managen wir unseren Umgang mit der Zeit, d.h. wir betreiben genau genommen „Selbstmanagement“.
Für eine bessere Planung ist ein effektives Zeitmanagement von großer Bedeutung. Dabei ist es wichtig, zunächst die eigenen Ziele auszuwählen (Priorisieren), sie dann richtig zu formulieren (Resultate), Effizienzstrategien zur Erreichung dieser Ziele auszuarbeiten (Effizienzanalyse) und sich erst am Ende dieser Schritte einen Plan zurecht zu legen. Die konkrete Planung kann dann in Form von terminierten Arbeitspaketen und ToDo-Listen erfolgen. Niemals sollte man jedoch mit der ToDo-Liste beginnen – das ist der größten Fehler im Zeitmanagement.
Zeitmanagement-Methoden: PDF
Wenn Sie sich in Ruhe mit dem Thema Zeitmanagement auseinandersetzen wollen, so möchte ich Ihnen das mindyourlife-PDF zu diesem Thema ans Herz legen. So können Sie sich in Ruhe über das Thema informieren.
Die Themen im PDF:
Zeitmanagement-Kurs
Keine Zeit für Zeitmanagement? – Das ist das Grundproblem für viele Firmen und Führungskräfte. Aber wer sich keine Zeit für die Verbesserung nimmt, der muss sich nicht wundern, dass er immer so viel zu tun hat. Ineffiziente und langsame Arbeitsprozesse sind keine Ausrede, sondern ein guter Grund für Zeitmanagement. Und ein erfolgreiches Training holt die investierte Zeit schon nach Kurzem wieder heraus, weil Prozesse dadurch schlanker und schneller geworden sind.
Sich Zeit zu nehmen, an seinem Zeitmanagement zu arbeiten, lohnt sich also. Wer sein Messer schärft, der muss nicht mehr so lange schneiden. Das zahlt sich nach einiger Zeit doppelt und dreifach aus – das Schärfen des Messers hat zu Beginn ein bisschen Zeit gekostet, aber es spart auf lange Sicht ungleich mehr Zeit wieder ein. Wenn Sie Ihr eigenes Zeitmanagement verbessern wollen, werfen Sie doch mal einen Blick auf meinen Online-Videokurs zum Thema. Und wen Sie mich als Zeitmanagement-Trainer für Ihr Unternehmen engagieren möchten, kontaktieren Sie mich gern direkt.
„Die Seminare von Herrn Dr. Wahler haben die Fähigkeiten unseres Teams in den Bereichen Zeitmanagement und Resilienz nachhaltig verbessert und weiterentwickelt. Dank der zahlreichen Übungen konnten wir die theoretischen Grundlagen auch unmittelbar in der Praxis umsetzen. Ich bin von der Qualität der Seminare von mindyourlife | Dr. Hendrik Wahler durchweg überzeugt und kann ihn daher uneingeschränkt weiterempfehlen.“ (Zum Original-PDF: Deutsch | Englisch)
